AFFICHAGE À LA FTQ ET AU CONSEIL RÉGIONAL QUÉBEC ET CHAUDIÈRE-APPALACHES \ POSTE ADJOINT( E) ADMINISTRATIF(IVE) COMPTABILITÉ ET ACCUEIL

AFFICHAGE À LA FTQ ET AU CONSEIL RÉGIONAL QUÉBEC ET
CHAUDIÈRE-APPALACHES \ POSTE ADJOINT( E) ADMINISTRATIF(IVE)
COMPTABILITÉ ET ACCUEIL

Sommaire de la fonction

Sous la responsabilité du Conseiller ou de la conseillère FTQ ou son représentant ou de sa représentante, effectue différentes tâches de secrétariat, comptabilité et accueil et assure un soutien administratif à l’équipe du conseil régional FTQ, de la FTQ et de l’AIFTQ et du réseau des délégués (es) sociaux.

Description des tâches

1. Accomplit les attributions caractéristiques du poste d’adjoint administratif ou d’adjointe administrative avec un très grand niveau d’autonomie et d’initiative;

• Colliger, vérifier, analyser, préparer des écritures et enregistrer des données de nature comptables, budgétaires et administratives reliées à la gestion de l’AIFTQ;

• Préparer ou assister la personne désignée dans l’élaboration de documents tels que prévisions budgétaires, conciliations bancaires, demandes et répartition de subventions, états financiers, etc.;

• Assurer le suivi des dossiers sous sa responsabilité : gérer les comptes à payer, incluant de vérifier et codifier les factures et émettre les chèques;

• Assurer le suivi des locations de salle, en assure le bon fonctionnement du montage avec le concierge avec les divers appareils, (micro, téléviseur) et en fait la facturation;

• Effectuer la facturation des comptes à recevoir;

• Trier le courrier;

• Assurer la tenue de livres de l’AIFTQ (cycle comptable complet);

• Répondre à toute demande d’information d’ordre administratif ou budgétaire provenant de différents intervenants, tels que le personnel, les affiliés, les fournisseurs, les organismes gouvernementaux, leur transmettre ou veiller à obtenir la documentation pertinente; établir au besoin des ententes ou régler les plaintes et les problèmes;

• Assurer l’application des règlements, politiques, directives, méthodes administratives ainsi que des lois reliées à ses activités, collaborer à l’élaboration et à l’implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités sous sa responsabilité;

• Collaborer au développement, à l’implantation et à la mise à jour des programmes et systèmes informatiques avec le technicien.
2. Accomplit les tâches de secrétariat avec un niveau élevé d’autonomie et d’initiative :

• Dactylographie divers documents tels que lettres, rapports, cahiers de formation, mémoires, comptes-rendus, procès-verbaux, documents de congrès et d’assemblées générales, listes, etc.;

• Prend les notes lors des réunions des comités, service et autres activités reliées à sa fonction et rédige les comptes-rendus et procès-verbaux;

• Prend en charge les diverses étapes de publication des documents qu’on lui confie : la relecture et la vérification orthographique et grammaticale, la mise en page, la liaison avec un graphiste ou un imprimeur, le publipostage, etc.;

• Compose la correspondance courante pour les convocations aux réunions, les lettres de présentation et de confirmation, etc.; et en assure le suivi.

• Effectue la mise à jour du portail Web lorsque nécessaire;

• Effectue la saisie de données afin de réaliser des tableaux, des organigrammes et des graphiques;
• Prend en charge, selon les protocoles en vigueur, la logistique d’événements comme les séminaires, les colloques, les sessions de formation, les assemblées d’orientations, les assemblées triennales statutaire.
• Prépare le matériel nécessaire pour les activités et les événements; transmet les convocations de réunions, réserve les locaux et les appareils requis, organise les repas, encaisse les frais de participation, guide et informe les participants;
• Tient l’agenda du conseiller et du conseillère FTQ.

• Faire les arrangements de voyage, comme les transports, l’hébergement, les avances de fonds, etc.;

• Assure le suivi du service lorsque les conseillers et conseillères sont à l’extérieur du bureau et répond aux demandes des affiliés;
• Exécute et assure le suivi d’opérations administratives comme la vente de matériel, la prise d’inventaire, les rapports de dépense à la suite d’une activité, la saisie des données nécessaires à la facturation, la préparation des bons de commande, la tenue de listes, etc.;

• Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages. Répond aux demandes d’information faites par courriel, courrier, téléphone ou télécopieur et s’assure du suivi, selon leur priorité;

• Fait la gestion des documents de son service, effectue le classement et transfère les documents nécessitant un archivage. Tient à jour les listes des comités ou réseaux sous sa responsabilité;
• Participe aux tâches entourant les activités de la FTQ comme les congrès, colloques et toutes autres activités FTQ et se déplace à l’extérieur lorsque requis;
• Fait la relève téléphonique de la réception ainsi que des autres services et collabore à des travaux de secrétariat pour d’autres services et pour la direction;

• Utilise les logiciels informatiques de la suite Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook, etc) ;

3. Effectue toute autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS REQUISES
 Étude en comptabilité et bureautique
 Excellente maîtrise du français écrit afin de vérifier et corriger la grammaire et l’orthographe;
 Maîtrise la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.) et connait un logiciel de comptabilité et un logiciel comptable Acomba;
 Bonne capacité de rédaction et de communication orale;
 Sens de l’initiative, bon jugement sens de l’organisation et capacité à travailler en équipe;
 Approche client et diplomatie;

 Bonne gestion du stress, capacité à gérer le changement;
 Connaissance de la structure syndicale de la FTQ serait un atout.
CLASSE SALARIALE

Rémunération et conditions de travail selon la convention collective actuellement en vigueur.
(32.5 h / semaine).

Les personnes intéressées peuvent soumettre leur candidature à l’adresse courriel suivante dcouture@ftq.qc.ca jusqu’au 19 octobre 2020.
Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt pour ce poste cependant, seul les personnes sélectionnées recevront un accusé de réception.